個人情報保護対策やクレーム対策は万全ですか？
電話応対業務は一見簡単に出来そうですが、「言った、言わない」等のトラブルから裁判や慰謝料と言った事へと発展する事もあり、最低でも全通話録音による会話履歴を証拠として残す等の対策は必要です。
また、個人情報保護法の施行以降、個人情報の取り扱いについては「知らなかった」では済まされなくなってしまいました。
これらに対応するための資格取得や、電話設備等、真剣に考えれば考える程、多くの手間や費用を費やしてしまう事になります。
また、電話応対を委託する事は、効率的に自社のリソース（社員）を活用できる為、結果として事業拡大スピードアップさせることも可能となります。
クレーム対応等、社員のモチベーションを落としてしまう業務は、その面倒な部分だけ外部に委託するという選択が、返って効率化を進める事に繋がってます。
記載する個人情報保護法対策
1. 個人情報の利用目的
お客様から得た個人情報（お名前、住所、電話番号（携帯電話番号含む）などご記入いただいた情報）等を原則として本人以外の者に開示・提供せず、サービスの提供のために必要な範囲を超えて利用しない。
2. 第三者への提供について
弊社は、下記の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示しない。
- ●お客様の同意がある場合
- ●利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを委託する場合。
- ●裁判所等の法律上照会権限を有する者から照会を受けた場合。
- ●緊急避難または正当防衛に該当すると弊社が判断する場合。
3. 個人情報の管理について
弊社では、お客様の個人情報を保護・管理するにあたり、盗難・複製・改ざん等がされることを防ぐための適切な安全対策を行う。
4. 個人情報の変更・訂正・削除について
弊社は、個人情報の開示及び変更・訂正・削除などのご依頼があった場合、そのご依頼をされた方がお客様ご本人であることが確認出来た場合のみ、適切な方法で対応する。
5. 個人情報の取り組みについて
弊社は、法令等の改正や社会情勢の変化に応じ適宜見直しを行い、改善を図っていく。
個人情報に関する基本理念
株式会社アイリンク・アソシエイツ（以下「当社」という）は、コールセンター業務及びその関連業務において、業務上利用する個人情報、並びに当社社員情報を保護するため、以下の通り方針を定め、必要な措置を講じるとともに、個人情報はお客様の預かり物という自覚のもとに全社員で活動します。
個人情報保護方針
1. 個人情報の適切な取得、及び利用・提供に関する方針
- ・適法且つ公正な手段を用い、本人の同意がある場合のみ個人情報を取得します。
- ・各事業の業務内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得を行います。
- ・個人情報の取得にあたり、利用及び提供の目的を明確にします。又、その目的を達成する為に必要な範囲内でのみ個人情報を取得します。
- ・個人情報を利用及び提供する場合は、必ず本人の同意を得た目的の範囲内で行います。
2. 個人情報の適切な管理に関する方針
- ・取得した個人情報は、最新の状態で且つ正確な状態で管理します。尚、本人から個人情報に関して開示、変更、又は削除等の要求があった場合には、遅滞無くこれに応じます。
- ・個人情報の漏えい、滅失又は毀損、関連する法令等に対する違反等、個人情報の取扱いの各局面におけるリスクを認識し、必要な対策を講じます。
- ・前述のような個人情報に関わる事故の発生等、万一の状況に備えた体制の整備及び速やかに是正対応策を実施します。
- ・個人情報の処理を外部に委託する必要がある場合、当社基準に照らして委託先の選定を行い機密保持契約の締結、及び個人情報取扱いに関する適切な管理・監督を行います。
3. 法令遵守に関する方針
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
4. 個人情報に関する問い合わせ及び相談への対応に関する方針
当社は、個人情報に関する問い合わせ及び相談等に対応するため、窓口を設置し、適切且つ迅速な対応を行います。
5. 継続的な改善に関する方針
当社はPMSが適切に運用されている事を確認するために、定期的に運用の確認及び監査を実施し、状況の変化や社会的動向などを踏まえ、継続的に改善します。
個人情報に関するお問い合わせ、及び苦情・相談に関するお申し出先
株式会社 アイリンク・アソシエイツ 個人情報保護管理者 中島 宜矩
〒 812-0024 福岡県福岡市博多区綱場町6-9-3F
TEL 092-260-9200 FAX 092-260-9222
制定：平成24年 1月 4日
改訂：平成28年 5月 13日
株式会社 アイリンク・アソシエイツ
代表取締役社長 井野 銀志朗
個人情報の利用目的
1. 当社へのお問合せお客様に関する個人情報
- ・商品やサービスの提案、商談、契約の施行、事務連絡などの業務を行うため
- ・ダイレクトメール、電子メール、電話等にて商品・サービスに関する情報の提供や御案内の・カスタマサポート業務において、お客様にサポートサービスを提供するため
- ・カスタマサポート業務において、お客さまにサポートサービスを提供するため
- ・お客様との電話対応の品質向上のため
※当社では、「お客様との電話応対の品質向上に活用するため」また「お客様からのご依頼内容を通話終了後に確認するため」に、お電話の内容を録音させていただく事があります。
2. お取引の皆さまに関する個人情報
- ・当社の事業における、お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等のため
3. 当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
- ・ご本人の採用選考のため
4. 当社従業員（退職者含む）に関する個人情報
当社従業員の人事管理、雇用管理、福利厚生等のため
5. 個人番号を取扱う事務の範囲及び利用目的
| 個人番号を取り扱う事務の範囲 | 利用目的 |
| 1.当社の職員に係る個人番号関係事務 | ①雇用保険届出のため※ |
| ②健康保険・厚生年金保険届出のため※ | |
| ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務遂行のため | |
| ④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成のため | |
| 2.第三者（従業者の被扶養者を含む。）に係る個人番号関係事務 | ①報酬・料金等の支払調書作成のため |
| ②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成のため | |
| ③国民年金第3号被保険者届出のため | |
| ④不動産の使用料等の支払調書作成のため | |
| ⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成のため |
上記1～2に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※1.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。
個人情報の第三者への提供
当社は、お預かりした個人情報を上記利用目的達成のために、提携会社へ委託及び共同利用することがあります。これ以外で、個人情報を第三者に提供することはございません。ただし以下のいずれかに該当する場合はこの限りではございません。
- ・あらかじめお客様・ご本人の同意が得られている場合
- ・法令に基づく場合
- ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき
- ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
個人情報の開示・更新等について
当社が本人から直接収集し保有する個人情報データについては、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で開示・修正・削除を行います。
個人情報の開示請求、訂正、削除等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。
ご本人様確認後、速やかに対応いたします。
個人情報に関するお問合せ、及び苦情・相談に関するお申し出先
株式会社 アイリンク・アソシエイツ 個人情報保護管理者 中島 宜矩
〒 818-0034 福岡県福岡市博多区綱場町6-9-3F
TEL 092-260-9200 FAX 092-260-9222
認定個人情報保護団体
当社は認定個人情報保護団体の対象事業者のため、苦情及び相談は、次の認定個人情報保護団体でも受け付けております。
認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申し出先
日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
住所: 〒 106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
電話番号: 03-5860-7565
フリーダイヤル: 0120-700-779
